Wat ga je hier vinden?

Inleiding. Zoals ik beschreef in de inleiding van implementatie zie ik drie mogelijke manier om je implementatie plan vorm te geven. 

• Als het een klein project is, dus een kleine implementatie inspanning, kan een project plan voldoende zijn. > Die uitleg ga je hier vinden.
• Gaat het over meer dan drie afdelingen en loopt het langer, dan is het maken van een veranderplan ook verstandig en mooie aanvulling op het portfolio. > zie elders.
• Is het een project over de hele firma, veel disciplines, veel budget, dan zal je een grotere project aanpak in gang moeten zetten. De vorm en suggestie daarvoor ga je als laatste onderaan deze pagina vinden. > zie elders.

Implementatie – Een Project plan

Inleiding. Een projectplan is een overzicht van de activiteiten die je moet doen om iets in gang te krijgen en te bereiken. Bijvoorbeeld hoe de aanbevelingen die je gedaan hebt tot resultaat gaan leiden. Niet een projectplan kunnen maken is voor mij onbegrijpelijk. Zonder een plan draaien mensen en afdelingen in cirkels. Zonder plan en uitvoering zijn het slechts dromen. Doe dat lekker in bed, maar niet als je op kantoor zit. Dus verspil mijn tijd niet door een portfolio in te leveren zonder implementatieplan.

Inleiding – belang. Als je een directeur hebt zoals ik die ben, dan is het iemand die trefzekere resultaten wil zien. Die op grote lijnen leiding geeft. En die graag die twee zaken wil combineren. Trefzeker gaan de resultaten gehaald worden als er bijvoorbeeld wekelijks gekeken wordt naar een projectplan, waar een rode lijn op staat met de datum waarop we vandaag zijn, dan in het rood de deadlines die niet gehaald zijn, met een kolom waarom niet. Dat geeft trefzekerheid. En dat koppel je aan de leidinggevende functie waar je met name roadblocks verwijderd voor je medewerkers als leider. Dus wil je carrière maken door voorspelbaar doelen te halen, dan denk ik dat het beheersen van project management vaardigheden essentieel is. 

Inleiding – methodieken. Er bestaan een serie aan methodieken rond project management. En als je zoals ik bij energiefirma’s en telco’s hebt gewerkt, dan is project management een vast onderdeel van iedereen zijn werk. Je zou niet willen dat de stroom uitvalt of je TV zender stop met de voetbal wedstrijd uit te zenden…. Prince2 is een voorbeeld van een methodiek die goed beschreven is en waar je in boeken en online bergen aan informatie over vinden kan.

Praktisch. Een projectplan kan je maken in excel of in speciaal daarvoor gemaakte software progamma’s zoals MS projects. In de kern van de zaak is het erg simpel. Je maakt een kolom met de volgende onderdelen.

• Nummer. Dit maakt het makkelijker om als je over iets spreekt, te weten over welke actie je het hebt.
• Omschrijving van de activiteit. Die begint liefst met een werkwoord. Dus Finaliseren prijslijst. Concept maken advertentie. Etc.
• Wie het gaat doen. Als je dit punt zeer goed wil doen, dan maak je hier vier kolommen voor de ARCI. En natuurlijk klopt wat hier staat ook met wat je in de stakeholder analyse hebt beschreven.
• Werktijd. Wat de hoeveelheid tijd is die nodig is om de activiteit tot een eind te brengen. Dus om een vacature op te stellen, daar zal iemand ongeveer vier uur mee bezig zijn. Met het plaatsen van die advertentie (bellen naar mediabureau, prijs regelen etc) ook iets van vier uur. Dit soort inschattingen verwacht ik dat iemand kan maken. Natuurlijk is het zo dat hoe meer werkervaring je hebt hoe beter je dit kan, maar een inschatting maken daar start het al mee, of even rondvragen bij mensen die er verstand van hebben.
• Doorlooptijd. De hoeveelheid tijd er overheen gaat tussen start en eindproduct. De doorlooptijd. Dus als je een onderzoek doet met interview bij 5 mensen, dan zal dat zeg 5 keer een half uur kosten met een half uur uitwerktijd, dus is de werktijd 5 x 30 plus 30 is 5 uur. Maar…. voordat je 5 mensen zo ver hebt dat je in hun agenda bent gekomen, daar ben je vast een week mee bezig om dat te plannen, en dan kunnen ze niet direct de volgende week, maar wel de week erna. Dus in totaal is de doorlooptijd dus 3 weken. Dit is de grootste valkuil voor het maken van een portfolio waar onderzoek in nodig is!
• Deadline. Wat de originele (eerste) deadline is.
• Uitsteldatum. Wat een nieuwe deadline is.
• Besluitdatum. Dit is voor de experts. Het is niet zo dat omdat je een deadline hebt en de activiteit dan ook geleverd gaat worden, dat het dan actief is. Sommige deliverables moeten nog een goedkeuringsproces door. Hou daar rekening mee.
• Tijden. En de kolommen daarna zijn die van de tijd. Of in dagen, of weken. Afhankelijk van de abstractie van je activiteiten en het belang voor de firma. 
• Status. Hier kan je eventueel tijdens je updates een actuele smily toevoegen. OP schema is een lacher, achter op schema een treurige smily.
• Notities. Eventueel kan je een kolom toevoegen met notities. Daarin beschrijf je waarom een deadline niet gehaald is.

Logica tip. De stakeholder analyse komt terug in je projectplan want die namen ga je gebruiken in de kolom ‘wie het gaat uitvoeren’. En bij uitvoeren horen ook de stappen van besluitvorming. En besluitvorming zit vaak op het moment van directievergaderingen, zorg dat je weet wanneer die zijn.

Een manager die een projectplan bekijkt, kijkt vaak als eerste naar de deadlines. Wat krijg ik wanneer? En dan gaat direct een inschatting gemaakt worden of dit past in het budget, of de manager het geloofd dat het zo snel kan, en hoeveel druk dat legt op zijn organisatie. Gaat de staande organisatie dit extra werk aankunnen? Of tast dat de reguliere business aan, en krijgt hij dus gezeur aan zijn hoofd? Daar heeft een manager geen zin in.

Valkuil. De grootste hier is de doorlooptijd van onderzoek. Denk hiervoor eerder in periodes van vier tot zes weken dan korter. En tja… als de cursus of het adviestraject 15 of 20 weken duurt en je dan pas in week 5 met het onderzoek begint, zit je in week 9 of 11 dat je onderzoeksresultaten hebt… en dan moet je eigenlijk al bijna klaar zijn… Dus hoe eerder je start hoe beter!

Valkuil early warning: Nog eens een keer want dit is wat 50% van de studenten of consultants in problemen brengt: Start op tijd met je onderzoek. Stem ook met je docent of opdrachtgever af hoe zwaar dat onderzoek moet zijn. Ik bijvoorbeeld denk dat het onderzoek maximaal 10% van je tijd mag kosten. We zitten in de business van business, niet die van onderzoek. De wereld gaat tegenwoordig te snel om lang te wachten om ‘evidence based’ beslissingen te nemen. Het is doen, doen, doen en veel tussentijd evalueren. Wat je leerde bij mijn lessen rond innovatie is dat de grootste fout is te lang te blijven werken aan iets dat reeds tussentijds bekeken niet werkt. De waterval methode bij IT bestaat ook al bijna niet meer, dat is niet voor niets. Waarom dan nog ellelang onderzoek doen? 5 tot 10 vraaggesprekken met een semigestructureerd onderzoek is voor mij vaak al genoeg.

Jip en Janneke. Te zijner tijd zal ik hier voorbeelden plaatsen van projectplannen.

Presenteren van een project plan.

Inleiding. Projectplannen komen vaak voor in projecten die zijn opgebouwd met verschillende partijen. 

• Stuurgroep die de boel overziet en de besluiten maakt. Zoals besluiten rond geld en tijd en resources.
• Project-administratie. Een staffunctie die bijvoorbeeld de budget controle doet, projectvergaderingen uitschrijft en het projectplan bijhoudt.
• Werkgroepen. Dit is een groep van specialisten die een bepaalde set aan activiteiten doet. Die heeft een werkgroep leider die de verantwoordelijkheid heeft voor de delivery’s.
• Subwerkgroepen hieronder.

Praktisch. Kijk af van hoe andere het gedaan hebben. Ik ga proberen hier voorbeelden te geven van opbouw van een project organisatie. Kijk ook binnen je eigen firma, want mijn voorbeelden zijn soms meer op een corporate niveau en voor bedrijven met grote mate van ‘micromanagement’, en die past niet bij NL bedrijven of in het midden- en kleinbedrijf waar dit soort plannen gezien zal worden als overkill.

Logicatip. Bedenk voor welk niveau je presenteert en laat op dat niveau de informatie zien. Op directieniveau alleen de grote lijn met focus op wat geleverd gaat worden en of je nog binnen tijd en budget zit. Dit is het deel in het projectplan van ‘de milestones’. Op de laag daaronder presenteer je eventueel voortgang van alle werkgroepen. Het niveau daaronder zit ongeveer op werkuitvoering niveau, dus daar zoom je in op dat detail. 

Steeds start elke presentatie, voor iedereen, met waarom je dit doet. Wie zijn de sponsors en wat is het uiteindelijke doel en hoe dat past bij de grote doelstellingen van de firma.

Valkuil. Als projectleider wil je dat na je presentatie iedereen denkt dat je in controle bent, dat je zorgvuldig met het project budget omgaat en dat als je om extra budget, tijd of resources vraagt het terecht is. Daarvoor moet je vanaf dag 1 super straks overkomen. Altijd op tijd, nette kleding aan, alle spullen bij je.

• Teveel detail tonen aan de stuurgroep, die duiken dan in details en daar wil je ze van weghouden. 
• Teveel ‘mooi weer’ spelen. Daar trappen goede stuurgroep leden niet in en maakt ze wantrouwend. 
• Slechte layout van je presentatie. Dit geeft irritatie en maakt het moelijker je update te laten verwerken.

Jip en Janneke. Hier zal ik ooit nog wel voorbeelden zetten. 

Kritische paD analyse

Inleiding. Het pad in een project plan is de lijn die je kan trekken over de verschillende activiteiten heen. Activiteiten zou je kunnen zeggen bestaan uit twee soorten.

• Losse activiteiten. Deze kan je eender wanneer dan maar doen.
• Volgtijdige activiteiten. Deze moeten wachten tot een activiteit ervoor gedaan is. Dus wat komt eerst en volgt daarop, dat bedoel ik met volgtijdig. 

Het kritische pad zoomed in op de volgtijdige activiteiten en wil zichtbaar maken welke activiteiten kritische zijn, dus moeten gebeuren, willen daarna andere activiteiten kunnen plaatsvinden.

Praktisch. Hieronder een simpel voorbeeld.

Je aanbeveling is een cake te presenteren op het feest. Hoe je projectplan er in grote lijnen uitziet is als volgt:

• Neem een cakevorm
• Neem een ei.
• Neem bloem.
• Zet de oven op 220 graden.
• Dek de tafel met laken en plaats gebakbordjes.
• Poets de gebakvorkjes.
• Maak de cake en plaats in de oven.
• Laat afkoelen.
• Presenteer de cake.

Zoek de volgtijdige activiteiten en de losse activiteiten.

Je zal vinden dan de volgtijdige activiteiten te maken hebben met de cake te maken. En er is afhankelijkheid tussen een ei nemen en de cake bakken bijvoorbeeld. Een cake zonder ei of bloem gaat niet. Dus dat is het kritische pad. Zonder ei geen cake. Het analyseren hiervan helpt je te snappen op welke activiteiten je extra aandacht moet hebben. Want een project managent is het managen van beperkte zaken als tijd en geld. 

Mitigerende activiteiten.

Inleiding. Dit deel is voor de mensen die professional willen worden. Lees dus vooral verder! Met mitigerende activiteiten bedoel ik de dingen die je kan doen als er iets mis gaat. Dus welke activiteiten die je kan nemen om de potentiele negatieve effecten ter verminderen of weg te nemen. Je hebt door de pad analyse als gespot wat er mis zou kunnen gaan en wat dan maakt dat je het eind doel niet haalt. 

Praktisch. In dit voorbeeld wat het doel het presenteren van een cake op een feest. Dat er geen gebaksvorkjes zijn, dat zit niet in dat doel, dus als die er niet zijn geeft dat niet. Dus daar heb ik niet per se mitigerende activiteiten voor nodig. 

Wel voor alles dat het maken van een cake in de weg staat. Dus een mitigerende activiteit zou kunnen zijn het kopen van een cake bij de supermarkt. Zo heb je plan B op orde.

Mijn verwachtingen

Wat ik verwacht is per aanbeveling een projectplan. Die ongeveer uit tussen de 10 en 20 activiteiten bestaat en alle kolommen heeft zoals ik die beschreven heb.

Je kan de aanbevelingen in 1 overzicht zetten, maar die door mekaar laten lopen is onhandig, dat maakt het moeilijker om het project te managen.

---

Rudolph Regter

versie december 2020

Voorbeelden

P.S. Geen een is de beste en ze hebben allemaal hun gebreken.

Er zit (nog) geen voorbeeld tussen die volledig mijn goedkeuren kan wegdragen. Zal die opzoeken uit mijn vroegere projecten en hier plaatsten. Tot die tijd moet je het doen met de beschrijving hierboven.

asdf